Herramientas para gestión de documentos de forma segura (made in Spain)


Aunque mi experiencia de ambos servicios se basa en sus versiones gratuitas, diré, que la primera sensación es buena para los dos proveedores que voy a analizar, que son: Doocuments y Prot-on

doocuments
doocuments

Lo primero que quiero comentar, es que ambos servicios, aunque con muchas similitudes, no son ni mucho menos lo mismo, ya que se trata de dos orientaciones diferentes, la de Doocuments, es un repositorio documental, para uso colaborativo y online, en el caso de Prot-on es una herramienta de seguridad, que funciona en paralelo a una solución tipo Doocuments o DropBox para asegurar la transferencia y uso de los documentos.

Antes de empezar a usar cualquiera de los servicios, lo que tenemos que hacer para usar alguno de los servicios, es darnos de alta, y qui se genera la primera diferencia, el alta en Prot-on es muchisimos más sencilla e intuitiva que en Doocuments.

En Prot-on el registro es como el de muchas otras Webs, solicitando en un formulario la información del alta, envian un correo eléctronico donde debes pinchar a un enlace para completar el alta, vamos, desde mi punto de vista un alta normal.

proton
proton

En Doocuments el alta consta en pinchar en el enlace de la página donde dice “Sign Up” (para usuarios gratuitos) y en esa ventana aparece un formulario, que no se explica de ninguna manera, con campos, aparentemente de un correo (asunto, de, hacia y adjuntar fichero) nose si yo en mi simpleza no he sido capaz de deducir que se trata de que envies un correo a alguien con un fichero que vas  asubir al servicio, para empezar a usarlo, quiza estaba un poco espeso cuando lo hice, pero me costó darme cuenta, que tenía que rellenar esos campos para que me enviaran el email de activación a mi cuenta de correo. (ingenuo de mi)

Una vez dado de alta, descubres que en Prot-on es muy facil mandar sugerencias y solicitar ayuda, ya que en todo momento tienes un banner lateral, que molesta, pero no mucho y por cierto la ayuda es muy efectiva, han tardado 22 minutos en contestarme a una consulta.

En doocuments la ayuda está un poco más escondida, aunque ahí está, tienen un apartado de Soporte, donde puedes encontrar un correo de contacto, y algunas páginas en construcción de soporte tipo HelpDesk, estarán disponibles en un futuro y para cuentas PREMIUM, no es mi caso.

Una gran ventaja de Doocuments, o que al menos a mi me lo ha parecido para el uso que le he dado, es que la interfaz de subida de documentos, es MUY intuitiva y sencilla, la simplicidad con la que funciona es impresionante, no así la de Prot-On, ya que no hay forma de subir un documento via web, puedes gestionar los documentos que tienes en otros sistema y decir como y con quien compartirlos, es decir, puede tener un documento en DropBox, SkyDrive, el ordenador, tu movil etc… y decidir de forma segura, con quien compartes esos ficheros y como.

Prot-on es una herramienta para proteger los documentos de forma segura, y compartirlos, no un Google Docs, su gran apuesta está en la seguridad de lo que compartes, en días en los que “la nube”, está tan de moda, tener un sitio donde no solo puedes enviar los documentos, sino que tienes quien te asegura que no lo compartes con cualquiera sino solo su destinatario, es un lujo al alcance pocos.

Con estos puntos doy por terminada la primera entrada al respecto, intentaré seguir escrbiendo sobre estas dos herramientas que me han sorprendido.

Comentar que en estos últimos días Doocuments ha sacado una nueva versión de su plataforma Online y ahora soporta el uso de carpetas. Será interesante ver como funciona.

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